Политика за поверителност за клиенти

на WN LAB HOTEL SOFIA 

1. Въведение

WorkNomads уважава вашата неприкосновеност и защитата на вашите лични данни. Тази Политика за поверителност обяснява как събираме, обработваме, разкриваме и защитаваме вашата информация по отношение на резервацията и използването на нашите услуги, включително туристически, хотелски, ресторантьорски услуги, услуги за съвместно живеене и съвместна работа, както и всякакви други услуги директно свързани с тях, които ще се предоставят в обектите в WN LAB ХОТЕЛ СОФИЯ с адрес: 1700 София, район Студентски град, ул. Йордан Йосифов 1А, наричан по-долу „Хотелът“.

Ние се ангажираме да обработваме личната информация на тези, с които работим, независимо дали са клиенти, доставчици или колеги, отговорно и по начин, който отговаря на законовите изисквания на Общия регламент за защита на данните (GDPR), както може да бъде допълнено от местно законодателство относно защитата при обработване на лични данни. Във връзка с предоставянето на нашите услуги и извършването на дейността ни, ние, в качеството си на администратор на лични данни, обработваме лични данни на нашите клиенти – физически лица, включително представители на юридически лица, както и лични данни на други посетители на Хотела, в съответствие с правилата и принципите по настоящата Политика.

Използвайки услугите на WorkNomads, вие се съгласявате и приемате тази Политика за поверителност и се съгласявате със събирането и обработването на вашите лични данни. Вие изрично давате това съгласие всеки път, когато влизате в хотела и/или използвате нашите услуги или когато ни предоставяте лични данни.

2. Отговорен орган

Отговорният орган за събирането, обработването и използването на лични данни е:

WorkNomads AD („WorkNomads“, „Ние“, „нас“, „наш“) със седалище на адрес ул. „Самоковско шосе“2, кв. Горубляне, район „Младост“, София 1138, България. Фирменият ни регистрационен номер е ЕИК: 206502669. Ако имате въпроси относно това как защитаваме или използваме вашите данни, моля, пишете ни на privacy@worknomads.com или се свържете с нас на следния адрес за кореспонденция: 1700 София, кв. Студентски град, ул. Йордан Йосифов 1А, WN LAB ХОТЕЛ СОФИЯ.

 3. Дефиниции

За целите на тази Политика:

• „Лични данни“ означава всяка информация, свързана със субектите на данни и обработвана от WorkNomads, включително име, дата на раждане, пол, идентификационен номер или друг личен номер; номер на документ, държава на издаване, дата на издаване и дата на валидност на паспорт, лична карта или други документи за самоличност; постоянен или настоящ адрес; гражданство, регистрационен номер на превозно средство, изображение, данни за кредитна и дебитна карта, данни за банкови сметки, IBAN, IP адрес, MAC адрес на компютри, телефони и други лични устройства; електронна поща или други физически, физиологични, генетични, умствени, икономически, културни или социални характеристики, както и всякакви други данни, позволяващи идентифицирането на физическо лице.
• „Обработване“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани с лични данни чрез автоматични или други средства, включително събиране, запис, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или модифициране, извличане, консултиране, използване, разкриване чрез предаване, разпространение или по друг начин, чрез които данните се предоставят, сортират или комбинират, ограничават, изтриват или унищожават.
• „Субекти на данни“ означава лица, които могат да бъдат идентифицирани, пряко или непряко, чрез данните, обработвани от WorkNomads за тях. Основните категории субекти на данни са гости на хотела, гости на ресторанта, потребители на услуги за съвместно живеене, посетители на хотела, Coliving пространство, пространство за съвместна работа (Coworking) и получатели на електронния бюлетин и/или всякакви други маркетингови материали, разпространявани от името на WorkNomads.
• „Специални категории лични данни“ означава лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, членство в профсъюзи, генетични и биометрични данни, здравословно състояние или сексуален живот, или данни за сексуална ориентация на субектите на данни.
• „Администратор на данни“ е УоркНомадс АД, вписано в Търговския регистър към Агенция по вписванията с ЕИК: 206502669, със седалище и адрес на управление ул. „Самоковско шосе“ 2, кв. Горубляне, Община Младост, София 1138, България, представлявано от Катрин Мейре, от чието име се обработват лични данни съгласно определените от него цели и средства. Освен ако и доколкото приложимият закон за защита на данните предвижда друго, съгласно Политиката, WorkNomads определя целите и средствата за обработка, включително, но не само: предоставяне на хотелски и ресторантьорски услуги, предоставяне на съвместно живеене и съвместна работа, видеонаблюдение и охранителни дейности в управляваните от хотела съоръжения, публикуване и събиране на лична информация на уебсайтовете на WorkNomads (www.WorkNomads.com; www.worknomadshotel.com; и https://coworking.worknomads.com/) и използване на личните данни, включително за маркетингови цели, както и предаването им на трети лица и др.
• „Обработващ данни“ означава (1) всяко лице, различно от WorkNomads и неговия персонал, което обработва лични данни при извършване на неизчерпателно изброенитеейности, описани по-горе, целите и средствата за които се определят от WorkNomads, и (2) WorkNomads, в случаите, в които не действа като администратор на данни, например при сключване на договор с организация, провеждаща събитие или запис на аудиовизуални произведения на територията на обекти, управлявани от хотела. Във всички случаи, когато обработва данни във връзка със или в качеството на обработващи данни, WorkNomads сключва договор или друг правен акт по чл. 28, ал. 3 от GDDR.
• „Съгласие“ означава свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субектите на данни чрез утвърдително действие/щракване върху уебсайта WorkNomads или подпис на документ в писмена форма.
• „Дете“ означава всяко лице под 18-годишна възраст, освен ако и докато не е посочено друго в приложимия закон за защита на данните.
• „Нарушение на личните данни“ означава нарушение на сигурността, което води до случайно или незаконно унищожаване, загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп до лични данни, които се предават, съхраняват или обработват по друг начин. WorkNomads ще уведоми надзорния орган и субектите на данни (когато действа като администратор на данни) или администратора на данни (когато действа като обработващ данни) във всеки случай на нарушения на сигурността на данните.
• „Иск за права на субект на данни“ означава всяко искане за упражняване на правата на субекта на данни по отношение на защитата на личните данни чрез попълване на предоставения формуляр или чрез действие в електронен интерфейс към системите WorkNomads, ако е предоставена такава възможност и доколкото самоличността на заявителя е установена сигурно.
• „Трета страна“ означава физическо или юридическо лице, публичен орган или друга организация, разположена извън територията на Европейския съюз, Европейското икономическо пространство и Конфедерация Швейцария, на които WorkNomads и/или обработващите предават лични данни.
• „Надзорен орган“ означава Комисията за защита на личните данни на Република България

4. Категории субекти на данни

Основните категории субекти на данни, чиито лични данни събираме и обработваме са:

• Физически лица, резервиращи и/или ползващи услуги за настаняване чрез уеб сайта (www.WorkNomadshotel.com), резервационен модул, рецепция, телефон или други платформи за онлайн резервации, от свое име или от името на друго физическо или юридическо лице;
• Физически лица, резервиращи и/или ползващи ресторантьорски услуги чрез уеб сайта (www.WorkNomadshotel.com), резервационен модул, рецепция или телефон, от свое име или от името на друго физическо или юридическо лице;
• Физически лица, които резервират и/или използват коуъркинг пространството и услуги чрез уеб сайта (www.WorkNomadshotel.com и/или https://coworking.worknomads.com, рецепция или телефон, от свое име или от името на друго физическо или юридическо лице;
• Физически лица, които резервират и/или използват услугите, предоставяни от WorkNomads, включително, но не само, хотелско настаняване, ресторант и свързани услуги, услуги за съвместно живеене, услуги за съвместна работа, предоставяне на зали за конференции и събития и др., както и физически лица, представляващи или действащи по друг начин от името на юридически лица/субекти, използващи посочените услуги;
• Лица, посещаващи хотела, пространството за съвместно живеене и пространството за съвместна работа;
• Лица, които са изявили желание да получават електронния бюлетин и/или други рекламни материали от името на WorkNomads.

5. Категории лични данни

Информацията (категории лични данни) относно субектите на данни, които могат да бъдат обработвани от WorkNomads съгласно настоящата Политика, може да включва:

Нечувствителни данни

WorkNomads събира и обработва предимно нечувствителни данни в зависимост от спецификата на съответните услуги или изпълнението на съответното законово задължение:

a) Във връзка с предоставянето на услуги по хотелско настаняване:

• Идентификационни данни: трите имена на госта; дата на раждане; пол; националност; личен идентификационен номер (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Информация, свързана с хотелско настаняване: номер на стая; етаж; дати на престой (дата на настаняване, дата на напускане); продължителност на престоя (брой нощувки в хотела); туристически пакет, ако е ползван; предпочитания за тип стая (пушачи/непушачи); Статус на VIP гост;
• Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: информация относно начина на плащане (в брой, по банков път, с кредитна карта и др.); информация относно дължими и извършени плащания; информация относно падежа на плащане и просрочени/непогасени задължения; банкови данни (банка, IBAN, титуляр на сметка); валута на плащането; номер, дата на изтичане и титуляр на кредитната/дебитна карта; CVC код; данни, съдържащи се в разписката за оторизация на плащането; наименование на юридическото лице/организацията; адрес на юридическото лице/организацията; номер по ДДС и/или друг идентификационен, данъчен или регистрационен номер (ЕГН или БУЛСТАТ за физически лица); оторизационни листове (подписани);
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Coliving и Coworking пространства;
• Допълнителна информация за хотелско настаняване при изрично желание на клиента: специални изисквания и предпочитания, включително вид издания (вестници и списания), храна и напитки; специални изисквания, свързани с хранителни продукти, напитки и други вещества, които трябва да се избягват от госта (независимо от причината).

б) Във връзка с предоставянето на ресторантьорски услуги:

• Идентификационни данни: трите имена;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: номер, дата на изтичане и титуляр на кредитната/дебитна карта; CVC код; наименование на юридическото лице/организацията; адрес на юридическото лице/организацията; ДДС номер и/или друг данъчен или регистрационен номер (за еднолични търговци, свободни професии и физически лица); оторизационни листове (подписани);
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Coliving и Coworking пространство;
• Информация за предпочитания (при изрично желание на клиента): предпочитания за храна и напитки; предпочитан начин на плащане; специфични изисквания, свързани с хранителни продукти, напитки и други вещества, които трябва да се избягват от госта (независимо от причината).

в) Във връзка с предоставянето на услуги за съвместно живеене (Coliving)

• Идентификационни данни: трите имена; дата на раждане; пол; националност; ЕГН (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; документ за самоличност дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Информация относно използваното пространство за съвместно живеене: номер на стая; етаж; дати на използване; продължителност на ползване (брой дни на ползване на пространството за съвместно живеене) и др.;
• Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: информация относно начина на плащане (в брой, по банков път, с кредитна карта и др.); информация относно дължими и извършени плащания; информация относно падежа на плащане и просрочени/непогасени задължения; банкови данни (банка, IBAN, титуляр на сметка); валута на плащането; номер, дата на изтичане и титуляр на кредитната/дебитна карта; CVC код; данни, съдържащи се в разписката за оторизация на плащането; наименование на юридическото лице/организацията; адрес на юридическото лице/организацията; ДДС номер и/или друг идентификационен, данъчен или регистрационен номер (ЕГН за физически лица); оторизационни листове (подписани);
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Coliving и Coworking пространство;
• Допълнителна информация, свързана с ползването на пространството за съвместно живеене при изрично желание на клиента: специални изисквания и предпочитания и др.

г) Във връзка с предоставянето на услуги за съвместна работа (Coworking)

• Идентификационни данни: трите имена; дата на раждане; пол; националност; ЕГН (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; документ за самоличност дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Информация, свързана с използваното пространство за съвместна работа (ако е приложимо): зона за съвместна работа или друга идентификация; етаж; дати на използване; продължителност на ползване (брой дни на ползване на coworking пространството);
• Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: информация относно начина на плащане (в брой, по банков път, с кредитна карта и др.); информация относно дължими и извършени плащания; информация относно падежа на плащане и просрочени/непогасени задължения; банкови данни (банка, IBAN, титуляр на сметка); валута на плащането; номер, дата на изтичане и титуляр на кредитната/дебитна карта; CVC код; данни, съдържащи се в разписката за оторизация на плащането; наименование на юридическото лице/организацията; адрес на юридическото лице/организацията; ДДС номер и/или друг идентификационен, данъчен или регистрационен номер (ЕГН за физически лица); оторизационни листове (подписани);
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Coliving и Coworking пространство;
• Допълнителна информация, свързана с използването на coworking пространството при изрично желание на клиента: специални изисквания и предпочитания, абонамент за офис услуги и др.

д) Във връзка с предоставянето на други услуги:

• Идентификационни данни: трите имена; дата на раждане; пол; националност; личен идентификационен номер (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; документ за самоличност дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Данни, свързани с плащания и издаване на фактури: информация относно начина на плащане (в брой, по банков път, с кредитна карта и др.); информация относно дължими и извършени плащания; информация относно падежа на плащане и просрочени/непогасени задължения; банкови данни (банка, IBAN, титуляр на сметка); валута на плащането; номер, дата на изтичане и титуляр на кредитната/дебитна карта; CVC код; данни, съдържащи се в разписката за оторизация на плащането; наименование на юридическото лице/организацията; адрес на юридическото лице/организацията; ДДС номер и/или друг идентификационен, данъчен или регистрационен номер (ЕГН за физически лица); оторизационни листове (подписани);
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Co-living и Co-working пространство;
• Конкретна информация, свързана с използваните услуги.

е) Във връзка с посетителите на хотела, пространството за съвместно живеене и съвместна работа

• Идентификационни данни: трите имена; дата на раждане; пол; националност; личен идентификационен номер (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; документ за самоличност дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Цел на посещението и информация за госта на хотела, ползвателя на пространство за съвместно живеене или потребител на пространство за съвместна работа, при когото отиват;
• Записи от видеонаблюдението, извършвано в обществено достъпни зони и помещения в Хотел, Ресторант, Coliving и Coworking пространство.

ж) Във връзка с получателите на електронния бюлетин и/или всякакви други маркетингови материали, разпространявани от името на WorkNomads:

• Идентификационни данни: трите имена; дата на раждане; пол; националност; личен идентификационен номер (като ЕГН за български граждани) и/или номер на документ за самоличност; документ за самоличност дата на издаване; дата на валидност на документа за самоличност; държава, издала документа за самоличност; подпис;
• Данни за контакт: телефонен номер; имейл адрес; адрес;
• Предпочитани услуги и начини за комуникация.

Чувствителни данни 

При ограничени обстоятелства може да се наложи да обработим вашите чувствителни лични данни, като данни за раса или етническа принадлежност, здравни данни, биометрични данни или данни за криминални престъпления. Това ще бъде само когато отговаряме на законово изискване за такава обработка, като например когато имаме вашето съгласие, когато данните са били оповестени публично от субекта на данните, или когато обработката е необходима за предотвратяване или откриване на незаконни действия, при съществен обществен интерес или правни искове.

 

Данни за деца

Услугите, предоставяни от WorkNomads, могат да се поръчват само от дееспособни лица, които са навършили 18 години. Ако хотелски и ресторантьорски услуги се ползват от деца, те трябва да бъдат придружени от възрастни родители или упълномощени лица.

 

6. Източници на лични данни за вас

Можем да събираме лични данни по различни начини, като това може да включва:

1. От вас директно, когато се регистрирате, за да резервирате и/или да използвате някоя от нашите услуги;
2. От публично достъпни регистри, публикации, уебсайтове и/или социални медии и мрежи;
3. Други източници – в определени случаи личните данни, обработвани от WorkNomads, не се събират и получават директно от субекта на съответните данни, а от трети страни, като например:
   • • Лица, представляващи, работещи или по друг начин сътрудничещи със субекта на данните;
     • Организатори на събитието – по отношение на информация относно участниците в събитието;
     • Бизнес партньори (напр. сайтове за резервации като booking.com; туристически агенции, други лица, които предоставят посреднически услуги в контекста на резервация или поръчка на други услуги и др.) на WorkNomads;
     • Компетентни държавни и съдебни органи.

Лицата, предоставящи данни на WorkNomads, следва да информират субектите на данни, чиито данни са предоставени, за факта на предоставяне на данните, целите и обхвата на това предоставяне на данни, запознават субектите на данни с настоящата Политика и гарантират, че предоставят данните на валидно правно основание.

Когато събира лични данни директно от субектите на данни или непряко (напр. като ги получава от друга организация, събира ги от публичния регистър или прилага друг метод за извличане на данни), WorkNomads предоставя информация съгласно изискванията на членове 13-14 от GDPR и тази Политика.

Не сте длъжни да ни предоставяте вашите лични данни. Въпреки това, ако не предоставите Вашите лични данни, ние няма да можем да Ви предоставим съответните услуги. Всеки отказ за предоставяне на данни и документи или предоставяне на неверни данни може да доведе до невъзможност за предоставяне на съответните услуги или спиране на достъпа до услугите, предоставяни от WorkNomads.

7. Правно основание за събиране и обработване на вашите лични данни

Правното основание за събиране и обработка на вашата информация, е както следва:

• Когато се изисква с цел спазване на законови задължения;
• Когато е необходимо за сключване или изпълнение на договор с Вас;
• Когато имаме законен интерес да направим това, при условие че вашите права нямат предимство пред такъв законен интерес;
• Когато сте се съгласили с използването им.

8. Цели на обработката на лични данни

WorkNomads събира, съхранява и обработва информацията, описана в чл. 5 по-горе за целите, предвидени в настоящата Политика и в Общите условия за ползване на предоставяните услуги. В зависимост от правните основания за обработката, тези цели могат да бъдат:

(a) цели, свързани със спазването на правните задължения на WorkNomads, включително:

• водене на регистър на настанените гости и предоставяне на информация от този регистър на компетентните органи, както се изисква от закона;
• адресна регистрация на чужденци при спазване на изискванията на действащото законодателство;
• удържане и плащане на туристически данък;
• дейности, свързани с разработването и прилагането на мерки за борба с тероризма;
• обработка на сигнали, жалби, искания за упражняване на права и др., както и искове и търговски гаранции (ако има такива), включително изготвяне на съответните отговори по тях;
• счетоводство, фактуриране и осчетоводяване на входящи и изходящи плащания в съответствие с приложимото данъчно и счетоводно законодателство;
• други дейности, свързани с изпълнението на законови задължения на WorkNomads (данъчни, счетоводни, регулаторни, лицензионни и др.), изискващи предоставяне на информация и сътрудничество с компетентните държавни и съдебни органи при извършване на проверки.

(б) цели, свързани с и/или необходими за изпълнението на договорите, сключени с WorkNomads, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор:

• получаване, администриране и обработка на резервации, включително анулирани резервации;
• обслужване на клиенти, включително предоставяне на онлайн услуги чрез уебсайта;
• комуникация, свързана с предоставянето на услуги;
• администриране и получаване на плащания за предоставяните услуги, включително дистанционно;
• осигуряване на гаранция за резервации и плащания на хотелско настаняване и всякакви заявени допълнителни услуги;
• финансово-счетоводна дейност и администриране, обработка и събиране на дължими плащания за предоставяните услуги;
• възстановяване на неправилно преведени суми;
• осигуряване на индивидуален подход при предоставяне на услугите, съобразен с изрично посочените предпочитания на клиента.

(в) цели, свързани със законния интерес на WorkNomads и трети страни:

• Легитимен интерес – (1.1.) упражняване и защита на правата и законните интереси на WorkNomads; и (1.2.) съдействие при упражняване и защита на правата и законните интереси на клиентите; на други лица, свързани с WorkNomads; на служители на WorkNomads; на обработващи данни, обработващи лични данни от името на WorkNomads; и на бизнес партньорите на WorkNomads:

      – установяване, упражняване или защита на правни претенции на посочените по-горе лица по т. (1.1) и (1.2), включително чрез съдебни производства и подаване на жалби, сигнали и др. пред компетентните държавни и съдебни органи;

      – видеонаблюдение и контрол на достъпа, гарантиращи сигурността на собствеността на WorkNomads, доказващи спазването на приложимите изисквания, осигуряващи физическата сигурност срещу нарушения на сградите и обектите и защита на живота и здравето на гражданите, включително гостите на хотела;

      – предприемане на действия за спиране на предоставянето на услуги в случай на отказ за плащане, нарушения на установените правила и политики на WorkNomads и др.;

      – администриране и обработка на подадени жалби, сигнали, молби и др.;

      – събиране на задължения към WorkNomads, включително чрез изпълнително производство и/или чрез цесия на трети лица, както и чрез прехвърляне на задължения на трети лица (цесии) по законоустановения ред;

      – представяне на нотариални покани.

• Легитимен интерес – анализ, планиране и подобряване на качеството на услугите, предоставяни от WorkNomads:

      – съхраняване на резервно копие на данните във вътрешната информационна система относно текущото състояние на хотела (заетост/наличност на стаи, задължения и др.) coliving и/или coworking пространство в случай на повреда на информационните системи;

      – приемане, обработка и изготвяне на отговори на подадени заявления, искания и др., които не са свързани с претенции и жалби относно ползваните услуги;

      – проучване на удовлетвореността на клиентите от услугите;

      – контрол, анализ и оптимизация на бизнес процесите за подобряване качеството на услугите.

 

• Легитимен интерес – осигуряване на нормалното функциониране и използване на уебсайта (всеки от уебсайтовете на WorkNomads: www.WorkNomads.com; www.worknomadshotel.com; и https://coworking.worknomads.com): 

      – поддръжка и администриране на уебсайта;

      – откриване и отстраняване на технически проблеми във функционалностите на уебсайта;

      – предприемане на мерки срещу злонамерени действия срещу сигурността и нормалното функциониране на уебсайта.

• Легитимен интерес – хотелско настаняване и ресторантьорство, предоставяне на професионални хотелиерски и ресторантьорски услуги:

      – администриране и управление на услугите, предоставяни от WorkNomads;

      – управление на качеството и контрол на предоставяните услуги;

      – получаване на обратна връзка за предоставяните услуги.

• Легитимен интерес – предоставяне на услуги за съвместно живеене (Coliving):

      – администриране и управление на услугите, предоставяни в пространството и помещенията за съвместно живеене;

      – управление на качеството и контрол на предоставяните услуги;

      – получаване на обратна връзка за предоставяните услуги.

• Легитимен интерес – предоставяне на Coworking услуги:

      – администриране и управление на предоставяните услуги в коуъркинг пространството;

      – управление на качеството и контрол на предоставяните услуги;

      – получаване на обратна връзка за предоставяните услуги.

(г) цели, за които субектът на данните е дал своето съгласие за обработване на неговите/нейните данни:

• Изпращане на маркетингови и рекламни съобщения относно услуги, ексклузивни оферти, пакети, събития и др.
• Анкети и получаване на обратна връзка за качеството на услугите;
• Изпращане на бюлетини и други маркетингови материали;
• Други цели, за които субектът на данните е дал изрично своето съгласие.

9. Обработка на лични данни

Обработката на Вашите лични данни ще се извършва от служители на WorkNomads и/или от обработващи данни, на които WorkNomads е възложил извършването на дейности по обработка на лични данни, при стриктно спазване на принципите за обработка на лични данни съгласно GDPR и в съответствие с целите, описани в чл. 8 по-горе.

WorkNomads се задължава да въведе мерки, позволяващи достъп до събраните лични данни само на лицата, на които те трябва да бъдат достъпни, тъй като те са им необходими за изпълнение на служебни или други задължения (принципът на достъп до данните въз основа на необходимостта да се знае). Служителите на WorkNomads се задължават да не разкриват лични данни на лица, различни от лицата по предходното изречение.

Обработка на информация от трети страни – Обработващи данни

За целите, посочени в настоящата Политика, WorkNomads може да възлага дейности по обработка на данни на трети страни – обработващи данни, в съответствие с изискванията на GDPR и другите приложими правила за защита на личните данни. Когато личните данни се разкриват и обработват от обработващи данни, такова разкриване и обработване ще се извършва само до степента и в количеството, необходимо за изпълнение на задачите, възложени от WorkNomads. Обработващите данни действат от името на WorkNomads и са задължени да обработват лични данни само при стриктно спазване на инструкциите на WorkNomads и настоящата Политика. Обработващите данни нямат право да използват или обработват по друг начин информацията за цели, различни от целите, посочени в настоящата Политика.

10. Технически и организационни мерки

За да предотвратим унищожаване, загуба, фалшифициране, модифициране, неоторизиран достъп или случайно разкриване на лични данни на трети страни, както и всяка друга неоторизирана обработка на тези данни, ние прилагаме мерки за сигурност, които са разумни и подходящи за технически и организационни нива и които се считат за нормален стандарт.

Сигурността на събираните, обработваните и съхраняваните лични данни се осигурява чрез въвеждането на следните технически мерки:

• Защита с парола;
• Автоматично заключване на неактивни работни станции в мрежата; (може да има изключение, когато е осигурено задължително сканиране за вируси и регистрация за трансфер на данни);
• Антивирусен софтуер и защитни стени;
• Права за достъп, базирани на позиции, включително тези на временен персонал;
• Защита на устройства, напускащи помещенията на организацията, като лаптопи или други подобни;
• Сигурност на локални и широкообхватни мрежи;
• Технологии за подобряване на поверителността като псевдонимизиране и анонимизиране;
• Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност, подходящи за предоставяните услуги;

Когато оставяте работното място без надзор, трябва да се внимава екраните и терминалите на компютрите да не са видими за другите, включително чрез активиране на скрийнсейвър на съответното устройство. Обработването на лични данни от разстояние трябва да бъде разрешено изрично от упълномощено лице от ръководството на WorkNomads с писмен акт.

Всички документи, съдържащи лични данни,  се съхраняват при подходящи организационни мерки за защита на данните, които ще включват най-малко следното:

• Нивата на подходящо обучение на персонала на WorkNomads;
• Мерки, които отчитат надеждността на служителите (напр. атестации, препоръки и др.);
• Включване на клаузи за поверителност и защита на данните в трудовите договори;
• Идентифициране на дисциплинарни мерки за нарушения на защитата на личните данни;
• Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност;
• Контрол на физическия достъп до електронни и хартиени записи;
• Приемане на политика за „чисто работно място“;
• Съхранение на данни на хартиен носител в заключващи се шкафове;
• Ограничаване на използването на преносими електронни устройства извън работното място;
• Ограничаване на използването от служители на лични устройства на работното място; Прилагане на ясни правила за създаване и използване на пароли;
• Редовно архивиране на лични данни и физическо съхранение на носители за копиране извън работните места на места с подходящо ниво на сигурност;
• Налагането на договорни задължения на контрагентите да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС/ЕИП.
• Събирането, съхранението и унищожаването на лични данни се уреждат от правила и процедури за съхранение на лични данни, одобрени от Управителя на Компанията.
• WorkNomads не съхранява лични данни във форма, която позволява идентифицирането на субектите на данни за период, надвишаващ посочените периоди на съхранение.
• За целите на архивиране в обществен интерес, научни или исторически изследвания или статистически цели, WorkNomads може да съхранява лични данни за по-дълъг период.
• След изтичане на съответните срокове по писмено нареждане на упълномощен служител на WorkNomads личните данни се анонимизират, псевдонимизират или унищожават по ред, утвърден от Управителя на дружеството.

11. Видеонаблюдение и охрана

Съгласно изискванията на приложимото законодателство, WorkNomads прилага мерки за сигурност, включващи следните технически и организационни средства за контрол на достъпа, за осигуряване на физическата сигурност срещу нарушения в сградата и обектите и за защита на живота и здравето на гражданите, включително гостите на хотела:

• охранители;
• алармени системи;
• 24-часова система за видеонаблюдение на записващи и запаметяващи устройства.

Видеонаблюдение и видеозаснемане може да се извършва в обществено достъпни зони и помещения в сградата на WorkNomads, както и в зони и помещения с изключителен режим на достъп. Липсва видеонаблюдение в стаите за гости, санитарните възли, стаите за отдих и др. Данните от дейностите по видеонаблюдение се съхраняват в стая за наблюдение с ограничен достъп и 24-часова охрана. На видни места са поставени информационни табели за уведомяване на субектите на данни и други посетители, че се използват технически средства за наблюдение и контрол, както и предоставяне на друга свързана информация.

12. Директен Маркетинг

При изрично съгласие на субекта на данните, WorkNomads може да обработва следните лични данни: имена; телефонен номер; адрес; имейл адрес; информация за вида и броя на използваните и предпочитани услуги, предоставяни от WorkNomads, както и други данни, изрично посочени в съответното съгласие за целите на директния маркетинг, като предлагане на стоки и услуги, включително стоки и/или услуги, предлагани от други лица, провеждане на анкети и анкети с цел подобряване качеството на предоставяните услуги и др., в рамките на съответното съгласие.

Когато личните данни се обработват за целите на директния маркетинг, субектът на данните има право по всяко време да възрази срещу тази обработка. В такива случаи обработването на лични данни за такива цели се прекратява.

Субектът на данните има право по всяко време да оттегли съгласието си за обработване на личните му данни за целите на директния маркетинг. В такива случаи обработването на лични данни въз основа на това съгласие се прекратява. Оттеглянето на съгласието няма да засегне законосъобразността на обработката, извършена преди оттеглянето.

 

13. Технологии за профилиране, автоматизирано вземане на решения и проследяване

Профилиране и ADM

Може да използваме някои елементи от вашите данни, за да персонализираме нашите услуги и продукти и информацията, която ви предоставяме, и за да отговорим на вашите нужди. Когато правим това, предприемаме всички необходими мерки, за да гарантираме, че вашата поверителност и сигурност са защитени — и използваме само псевдонимизирани данни, когато е възможно. Тази дейност няма правни последици за вас.

Може да използваме автоматизирано вземане на решения (ADM), за да подобрим вашето изживяване. Нито един от нашите ADM процеси няма правно въздействие върху вас.

Бисквитки

Ние използваме бисквитки, уеб маяци, проследяващи пиксели и други технологии за проследяване на уебсайта (всеки от уебсайтовете на WorkNomads: www.WorkNomads.com; www.worknomadshotel.com; и https://coworking.worknomads.com/), за да помогнем персонализираме сайта и за да ви отличаваме от другите потребители, вижте как използвате нашия сайт и продукти, като същевременно ви предоставяме най-доброто изживяване. Те също така ни позволяват да подобрим нашите услуги.

Бисквитките на нашия сайт могат да бъдат разделени на следните категории:

• Основни бисквитки

Някои бисквитки са от съществено значение за работата на нашия сайт. Те ни позволяват например да защитим формуляра, за да предотвратим спам при изпращане.

• Бисквитки за ефективност

Ние използваме бисквитки, за да анализираме как посетителите използват нашия сайт и да проследяваме ефективността на сайта. Това дава възможност за бързо намиране и решаване на проблеми. Бисквитките за ефективност, например, ни позволяват да следим кои страници са най-популярни. С помощта на бисквитки за ефективност можем също да покажем връзки към други страници, които може да представляват интерес за вас въз основа на страниците, които сте прегледали.

• Бисквитки на трети страни

Трети страни (като рекламни мрежи) могат, извън нашия контрол, да използват бисквитки, за да ви изпращат насочени реклами. Това обикновено са бисквитки за ефективност или рекламни или проследяващи бисквитки. Ние нямаме контрол върху тези бисквитки на трети страни. За да научите повече, вижте политиката за поверителност и/или бисквитки на съответната трета страна.

• Промяна на настройките на браузъра

Ако не искате да разрешите всички бисквитки, можете да промените настройките на браузъра си. Тези настройки обикновено се намират в менюто „Опции“ или „Предпочитания“ на вашия браузър.

Ако промените настройките си и блокирате бисквитките, определени функции на нашия сайт вече няма да се предлагат и е възможно да не можете да използвате оптимално нашия сайт.

14. Разкриване на вашите лични данни

Може да споделяме информация, която сме събрали за вас в определени ситуации.

Вашата информация може да бъде разкрита, както следва:

По закон или за защита на права

Ако смятаме, че предоставянето на информация за вас е необходимо, за да отговорим на съдебен процес, да разследваме или коригираме потенциални нарушения на нашите политики или да защитим правата, собствеността и безопасността на други, ние може да споделим вашата информация, доколкото е разрешено или изисквано от всеки приложим закон, правило или наредба. Това включва обмен на информация с други субекти за предотвратяване и разкриване на измами или престъпления.

 

Разкриване на лични данни на трети страни

Може да споделим вашите лични данни с:

• Колеги, филиали, бизнес партньори (компании за таксита/трансферен транспорт; сайтове за резервации; туристически агенции и други доставчици на туристически услуги), доставчици (напр. консултанти, счетоводни фирми, одитори, доставчици на ИТ услуги, финансови институции, адвокатски кантори) и подизпълнители за изпълнението и изпълнението на всеки договор, който сключваме с тях или с вас;
• Рекламодатели и рекламни мрежи единствено за избор и предоставяне на подходящи реклами на вас и други с вашето съгласие;
• Доставчици на анализи и търсачки, които ни помагат при подобряването и оптимизирането на нашия уеб сайт;
• Да развива взаимоотношения с клиенти, услуги, продукти и системи;
• В случай, че продадем или купим бизнес или активи, в който случай можем да разкрием вашите лични данни на бъдещия продавач или купувач на такъв бизнес или активи.

Доколкото е необходимо за гореспоменатите цели, можем да споделяме вашите лични данни с тези трети страни и когато го направим, ще изискваме от тези свързани лица да спазват тази Политика за поверителност.

Освен както е описано по-горе или освен с вашето предварително писмено съгласие, вашите лични данни никога не се продават случайно или предават на трети страни за търговски цели.

15. Прехвърляне и запазване на вашите лични данни

Прехвърляне на лични данни

Когато вашите лични данни се прехвърлят или съхраняват извън Европейското икономическо пространство („ЕИП“) и тази държава или юрисдикция не е предмет на GDPR, ние ще гарантираме, че вашите данни са защитени с подходящи предпазни мерки, включително:

• Европейската комисия счита, че страните на местоназначение имат адекватно ниво на защита на личните данни;
• Ние сме сключили стандартни договорни клаузи за прехвърляне на лични данни към трети страни.

С изпращането на вашите лични данни вие се съгласявате с това прехвърляне и обработка. Ние ще предприемем всички разумно необходими стъпки, за да гарантираме, че вашите данни се третират сигурно и в съответствие с тази Политика за поверителност.

За да ви предоставим нашите услуги или продукти, понякога е необходимо да прехвърлим вашите данни на трети страни, посочени по-горе, които може да са базирани извън ЕИП. В тези случаи ние гарантираме, че ние и нашите партньори предприемаме адекватни и подходящи технически, физически и организационни мерки за сигурност, за да защитим вашите данни.

 

Съхраняване

Данните се обработват и съхраняват от WorkNomads за период, необходим за правилното реализиране на целта, за която са събрани и обработени, или в изпълнение на евентуалните договорни отношения, които сте сключили с нас.

Когато нашите договорни отношения с вас приключат, данните ще се съхраняват толкова дълго, колкото е необходимо и по-специално наложено от законодателството. Обикновено данните не се съхраняват по-дълго от периода, през който са възможни правни действия по отношение на изпълнението на предишни договори (срок на давност).

WorkNomads в съответствие с вътрешните си правила и процедури, както и с приложимото законодателство, обработва и съхранява информация за субектите на данни за следните периоди:

16. Вашите права

Съгласно GDPR имате следните права:

• Право на достъп до вашите лични данни: да поискате от нас потвърждение дали обработваме вашите лични данни и да поискате копия на вашите лични данни в структуриран, често използван и машинно четим формат;
• Право да коригирате Вашите лични данни: да поискате от нас да коригираме или изтрием неправилна, непълна, неподходяща или остаряла информация за Вас;
• Право да оттеглите съгласието си: да оттеглите всяко предварително дадено съгласие за обработка на личните ви данни. Такова оттегляне не засяга допустимостта на обработването на личните ви данни до момента на оттеглянето. Оттеглянето на съгласието може да доведе до преустановяване на услугите, предоставени ви от нас;
• Право на възражение срещу обработването: да възразите срещу обработването от наша страна на вашите лични данни, ако има причини, произтичащи от вашата конкретна ситуация или ако възражението е насочено срещу нашите дейности по обработване въз основа на нашите легитимни интереси и/или за директен маркетинг;
• Право вашите лични данни да бъдат изтрити: да поискате да изтрием личната ви информация. Това ще доведе до преустановяване на услугите, предоставени ви от нас;
• Право на ограничаване на операциите по обработване: да поискате да ограничим обработването на вашите лични данни;
• Право на прехвърляне на вашите лични данни: да поискате прехвърляне на вашите данни, които сме събрали директно към вас или към друг администратор/организация;
• Правото по отношение на автоматизираното вземане на решения (ADM), включително профилиране – да не бъдете обект на автоматизирано решение, което се основава единствено на автоматизирана обработка (т.е. обработка без човешка намеса), включително профилиране по смисъла на GDPR. , което поражда правни последици за субекта на данните или по подобен начин значително го засяга, освен ако няма основания за това, посочени в GDPR, както и подходящи мерки за защита на правата и свободите и законните интереси на субекта на данните. Тази мярка включва най-малкото правото на човешка намеса от името на WorkNomads, правото на субекта на данните да изрази своята гледна точка и да оспори решението.
• Право да подадете жалба относно начина, по който обработваме Вашите лични данни до Орган за защита на данните – Комисията за защита на личните данни на Република България.

За да упражните правата, посочени по-горе, можете да ни изпратите писмено искане с дата и подпис. Може да поискаме да ни предоставите информация, необходима за потвърждаване на вашата самоличност и гарантиране на правото ви на достъп до информацията (или за упражняване на някое от другите ви права). Това е друга подходяща мярка за сигурност, за да се гарантира, че личните данни не се разкриват на лица, които нямат право да ги получат.

Вашето упражняване на тези права подлежи на определени изключения за защита на обществения интерес (напр. предотвратяване или разкриване на престъпления или измами) и нашите интереси (напр. запазване на законна привилегия). Ако упражните някое от тези права, ние ще проверим вашите права.

Въпроси, упражняване на вашите права и оплаквания

Можете да се свържете с нас, ако имате въпроси относно тази Политика за поверителност, относно това как защитаваме или използваме вашите данни, моля, изпратете ни имейл на privacy@worknomads.com. 

Ако желаете да подадете жалба или ако смятате, че не сме отговорили на вашето безпокойство по задоволителен начин, можете да се свържете с Комисията за защита на личните данни на Република България:

– E-mail: kzld@cpdp.bg  

– Уебсайт https://www.cpdp.bg/  

 – Адрес: София 1592, бул. Проф. Цветан Лазаров 2

17. Промени в тази политика за поверителност

За да сме в крак с променящото се законодателство, най-добрите практики и промените в начина, по който обработваме лична информация, можем да преразгледаме тази Политика за поверителност по всяко време без предизвестие, като публикуваме преработена версия на уебсайта на WorkNomads. Всички промени или модификации ще влязат в сила незабавно след публикуването на актуализираната Политика за поверителност на уеб сайта и вие се отказвате от правото да получавате специално известие за всяка такава промяна или модификация. Насърчаваме ви периодично да преглеждате тази Политика за поверителност, за да сте информирани за актуализации. Ще се счита, че сте уведомени, ще подлежите на и ще се счита, че сте приели промените във всяка преработена Политика за поверителност, ако продължите да използвате услугите след датата, на която е публикувана такава преработена Политика за поверителност.

18. Приложим закон и компетентен съд

Тази Политика за поверителност се управлява, тълкува и изпълнява в съответствие с българското законодателство, което е единствено приложимо. Съответните компетентни съдилища имат изключителна юрисдикция да разглеждат всеки спор, който може да възникне от тълкуването или изпълнението на тази Политика за поверителност.

Настоящата Политика за поверителност е изготвена от УоркНомадс АД в качеството му на администратор на лични данни за изпълнение на задълженията си за предоставяне на информация на субектите на данни по чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕО) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица при обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ ЕО (Общ регламент за защита на данните).